Gestionnaire Approvisionnement et logistique (F-H)

Le gestionnaire intégrera au sein du département « secrétariat général » le service « logistique et approvisionnements » composé de trois personnes dont les missions sont de :

-      Assurer les approvisionnements en vivres, intendance, et dotations vestimentaires pour les stations de recherche et refuges ainsi que les moyens généraux du siège : procédures d’achats de la recherche des fournisseurs à la passation de la demande d’achats ; 

-      Traiter les demandes d’achats des projets scientifiques

-      Réaliser le processus administratif et financier des dépenses (hors mission) en conformité avec les principes de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) pour les services de l’IPEV

-      Assurer le suivi logistique des matériels destinés aux missions en milieux polaire ou subpolaire à l’import et à l’export,

-      Réunir et classer les éléments nécessaires à l’établissement des manifestes pour le transport international. 

Activités principales :

Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement :

·         Établir les bons de commandes

·         Procéder au contrôle du budget disponible et préparer l’engagement budgétaire et les éléments de gestion (Service fait, contrôle des factures, émettre les demandes de paiement)

·         Contrôler les engagements non soldés en fin d’exercice

·         Classer et archiver les pièces dans les dossiers des fournisseurs.

Activités « Approvisionnement » :

·         Participer, avec l’ensemble du personnel du service, au processus achat dans sa globalité pour l’intendance, les vivres et les dotations vestimentaires pour les stations, à l’aide de l’état des stocks et du calcul des consommations moyennes (estimer les besoins et définir les achats, obtenir des devis, comparer les offres commerciales et passer les commandes).

·         Participer à la mise en œuvre des marchés publics sur ces domaines.

Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires à l’administration de la logistique :

·         Suivi du matériel à l’export et à l’import (état de livraison, position géographique, document de colisage, manifeste pour la douane),

·         Procéder au réservation de fret maritime et aérien auprès des transitaires de l’IPEV,

·         Réceptionner le matériel à l’aide d’un logiciel dédié, 

·         Programmer les enlèvements de matériels dans les laboratoires et pour les futurs hivernants,

·         Vérifier la présence de marchandise dangereuses au sens du transport international maritime (IMDG), et le cas échéant demander les fiches de données sécurité pour établissement des demandes de transport des marchandises dangereuses

·         Tenir des tableaux de bord permettant d’assurer le suivi des activités logistiques.